Третата, последна статия от поредицата, посветена на управлението на виртуални екипи, публикувана в Капитал Daily.
Призраци в офиса – 3
Като не можем да управляваме „Къде?”, да се фокусираме върху „Какво?”, „Кога?” и „Как?”
В третата статия от поредицата ще разгледаме основните фактори на влияние върху екипната работа в рамките на оперативните дейности, извършвани на ежедневна база. Това са комуникацията, координацията и технологичната обезпеченост на дейностите.
Според много експерти, изследвали работата на виртуални екипи, трите най-важни фактора на влияние могат да се опишат и като
комуникация, комуникация, комуникация,.
Темата за дистанционната комуникация е изследвана, анализирана и обсъждана много през последните десетилетия, но и тук ще опитаме да дадем няколко базови характеристики, които според проучванията гарантират повишаване на ефективността на работата и резултаите.
Два са основните риска, които ръководителите на виртуални екипи трябва да се опитват да управляват – неразбиране на смисъла на посланието и информационното „замърсяване”. В ежедневната комуникация съдържанието на разговора дава под 10% от възприемането на смисъла му, но при дистанционната – понякога е единственото, което се обменя. В този смисъл ясното и удобно за възприемане поднасяне на посланието би следвало да бъде приоритет за мениджъра. Преди да изпратите каквото и да е парче информация по веригата (или да решите да не изпращате) е добре да си отговорите на въпроси от рода: „По какви други начини може да се разбере това, освен по начина, който искам?”, „Съобразено ли е посланието с кода ни на общуване?”, „Подчертани ли са важните акценти?”, „Това ли са хората и сега ли е моментът да им комуникирам това? ”, „Изпратено по този начин, посланието кога и ще стигне ли въобще до тях?” и „Ясно ли е какво трябва да следва от получаването на тази информация?” . Използването на улесняващи възприемането формати за комуникация- видео, снимки и графики, повишава качеството на обучението и информирането на хора, за които работният език на екипа не е майчин или нивото им на компетентност не отговаря на това на останалите членове.
Координацията
на хора, които са разпръснати в различни пространствени и/или времеви зони е една от най-трудните задачи за ръководителя на виртуален екип. Тя би могла да се облекчи значително по два начина:
– Ясно дефиниране на процесите, ресурсите, етапите на работата и резултатите, които се доставят на всеки етап,
– Изграждане на процес и култура на хоризонтално предаване и контрол на задачите, така че да не минава целият координационен поток през ръководителя на екипа.
Съществуват много школи и течения относно степента на стриктност на процесите – от максимално ригидните, като моделът „Сикс Сигма”, който не позволява вариации, до максимално спонтанните като теорията за БиоТимовете. Практиката сочи, че обикновено най-много резултат се получава при придържането към средния път. Описанието на процесите трябва да е на достатъчно детайлно ниво, за да гарантира яснота, приемственост и резултат, но да не се превръща в самоцел – процесът да работи за резултата, а не резултатът да е придържане към процеса. Подобно е отношението и към избора на
технологията, подсигуряваща процесите в екипа.
Независимо дали е единна система или набор от различни канали за обмяна на информация, задачи и резултати, тя трябва да бъде съобразена с целите на екипа, нивото му на готовност за ползването й и да е гъвкава спрямо различните дейности. Например правилото „всичко трябва да остане записано”, лежащо в основата на повечето платформи за управление на работни задачи и процеси в дистанционни екипи е много ефективно, когато става въпрос за отчитане на резултати, възлагане на задачи, анализ на данни и проследяване на процеси. Изследвания сочат, че това правило саботира ефективността, когато става въпрос за решаване на конфликти, дефиниране на цели и стратегически посоки за развитие, търсене на идеи и промени в работата. В такива случаи е много по-работещо да се прибягва към колкото се може по-непосредствена комуникация – живи срещи, телефонни разговори, видео-конференти връзки и др.
В тази и в предишните статии се опитвахме да акцентираме основно върху специфичните фактори, отразяващи се на качеството на живот на екипите, от гледна точка на тяхната разпръснатост. Със сигурност темата не е изчерпана. Все пак ако трябва да изведем едно основно послание – то би било да развивате навика да се поставяте на мястото на хората, които ръководите. Мисленето за това, ако сте на тяхно място от какво бихте имали нужда, за да сте ефективни и удовлетворени в работата, ще ви позволи да сте по-успешни в ръководенето на хора, които не виждате всеки ден.
Тук можете да видите публикуваната статия на страниците на Капитал Daily.
